ARTICLE 1 / OBJET
La présente convention à pour objet de définir l’ensemble des conditions relatives à la mise à disposition et à l’occupation des espaces Emergence Plus.
Le règlement intérieur viendra compléter ce présent contrat qui ne serait être applicable sans consentement et qu’après paiement de la totalité des sommes dues.
La prestation consiste à permettre l’accès aux parties communes à savoir les sanitaires, l’espace d’accueil, le salon et la cuisine et fournie des prestations complémentaires qui sont définies en fonction de la réservation réalisée, et du prix payé telle que par exemple une connexion internet.
ARTICLE 2 : DÉSIGNATION LOCAUX
Les types d’espace de travail, de poste de travail, ou de salles de réunion pouvant être concernés par la mise à disposition dans ce local situé 2, Rue Ernest Renan – 31200 Toulouse sont les suivants :
- Poste de travail en open space
- Bureau individuel
- Salle de réunion – 6 personnes
- Salle de réunion – 12 personnes
- Salle de réunion – 22 personnes
L’accès se fait par l’entrée principale, en empruntant l’escalier principal situé entre les commerces. L’autre accès étant un escalier de secours.
ARTICLE 3 : EQUIPEMENTS, ACCÈS ET ENTRETIEN
Le Prestataire s’engage à fournir un lieu sécurisé et entretenu.
Le matériel mis à disposition doit être rendu propre et en bon état de fonctionnement.
Pour les réservations des salles et des bureaux, il sera procédé d’un rapide état des lieux et inventaire lors de l’arrivée et du départ de l’occupant temporaire de la salle.
Tout au long de l’exécution du contrat, le Client se doit de laisser son espace de travail ainsi que les parties communes dans un état irréprochable. A l’expiration ou à la résiliation de la réservation, le Client doit immédiatement libérer l’Espace de travail et le restituer dans un état identique à celui dans lequel il l’a reçu.
Le Client s’engage à rendre le matériel dans un état aussi propre que celui dans son état initial.
En cas de manquement à ces deux points précédents, et d’état des lieux dégradé, il sera facturé au Client 60 euros TTC, payable comptant à l’état des lieux de sortie, afin que le Prestataire puisse prendre en charge les frais de nettoyage.
En cas de dommages observés sur les biens mobiliers et immobiliers, le montant des réparations ou du remplacement du matériel sera à la charge du Client. Le montant sera équivalent à la facture fournie par un professionnel. Ce montant sera payable comptant à réception de facture par le Client.
Selon la réservation et le tarif choisi, une mise à disposition de matériel et/ou de services est compris et détaillé dans la facture correspondante.
Pour toute utilisation de services non compris dans la réservation effectuée, le client sera informé qu’il devra s’annuité de ses consommations selon le tarif en vigueur. Une facture des sommes dues au titre des services consommés sera remise au moment ou bien à constatation des faits.
Le Prestataire conserve le droit d’accès à l’espace de travail à tout moment, notamment à des fins d’entretien et de maintenance. Le Prestataire pourra accéder à ces différents espaces de travail, sans le notifier à l’avance au Client, du moment que le Prestataire n’occupe pas un bureau ou un poste de travail réservé au Client sur les horaires et jours mentionnés sur ce présent Contrat.
ARTICLE 4 : DESTINATION DES LIEUX LOUES
Le Client ne doit utiliser les locaux qu’à l’usage déterminé par le règlement intérieur et adapter son comportement à la vie en groupe dans un lieu de travail collaboratif.
Toute dérogation à ces dispositions pourra donner lieu à une rupture de la présente convention, et interdire l’accès à cet espace.
ARTICLE 5 : DUREE
La durée de la mise à disposition de l’espace de travail est réputée se gérer par ½ journée au minimum, par journées pour les coworkers dénommés nomades, ou au mois ou la semaine pour les coworkers dénommés résidents.
Carnet de 10 ½ journées :
Dans le cas des prestations vendues par carnets de 10 ½ journées aux espaces définis, il est établi qu’une demi-journée correspond aux tranches horaires de 8h à 13h15 sur une réservation le matin et de 13h15 à 18h sur une réservation l’après-midi.
Ces entrées dont les dates seront à réserver sont valables sur une durée de 3 mois à compter de la date d’achat. Au delà de ce délai, les entrées non utilisées ne seraient être remboursées ou reportées (même dans le cas d’achat d’un nouveau carnet).
La durée de validité ne saurait être cumulée avec l’achat de plusieurs carnets.
Carnet de 10 journées :
Dans le cas des prestations vendues par carnets de 10 journées aux espaces définis, il est établi qu’une journée correspond aux tranches horaires de 8h30 à 18h sans interruption.
Ces entrées dont les dates seront à réserver sont valables sur une durée de 6 mois à compter de la date d’achat. Au delà de ce délai, les entrées non utilisées ne seraient être remboursées ou reportées (même dans le cas d’achat d’un nouveau carnet).
La durée de validité ne saurait être cumulée avec l’achat de plusieurs carnets.
Coworking résident :
L’espace de travail attribué au début du contrat sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, selon les modalités définies dans le règlement intérieur, et dans la facture de mise à disposition.
En cas de dépassement de la durée prévue, une nouvelle réservation sera exigée et un nouveau contrat établi sous réserve de disponibilité. Le Prestataire ne peut garantir au Client sur les prochains contrats, l’accès au même poste de travail initialement attribué.
Le Client, coworker résident signataire du Contrat ne pourra en aucune circonstance se prévaloir d’un quelconque droit au maintien dans les lieux à l’issue de la période initialement facturée.
ARTICLE 6 : CESSION, SOUS LOCATION
Le signataire de la présente convention sera le Client exclusif de la prestation de services. Les espaces ne peuvent être cédés, vendus, prêtés ou consentis sous quelque forme que ce soit à qui que ce soit.
ARTICLE 7 : CHARGES, OBLIGATIONS ET CONDITIONS DU CLIENT
Le Client est tenu de régler la totalité du prix de la location au moment de la réservation.
Le Client se doit d’éviter toutes nuisances sonores et respecter le règlement intérieur.
Le Client s’engage à ne pas dépasser la capacité maximum autorisée défini lors de la réalisation et ce, pour des raisons de sécurité.
- Poste dans l’open space 1 personne
- Salle de réunion – 12 personnes
- Salle 22 personnes
- Petite salle de réunion – 6 personnes
- Bureau 3 personnes
En cas d’accident, la responsabilité du Prestataire ne pourra être engagée si le nombre de personnes est supérieur à la capacité autorisé.
ARTICLE 8 : GARANTIES et RESPONSABILITÉS
Le Prestataire est l’unique interlocuteur du Client et répond devant lui de l’exécution des obligations découlant de la présente convention. Il ne peut être tenu pour responsable des cas fortuits, des cas de force majeure ou du fait de toute personne étrangère à l’organisation.
Le Client garantie que la fourniture de services par le Prestataire ne lésera pas les droits d’une tierce partie.
Le Prestataire ne peut garantir la sécurité informatique de son réseau et il revient au Client de faire le nécessaire pour se protéger de toute attaque ou intrusion qui serait préjudiciable à ses données propres. Le Prestataire s’efforce de proposer au Client une qualité de réseau satisfaisante, mais n’est pas en mesure de garantir une parfaite disponibilité du réseau mis à disposition par son fournisseur d’accès à tout moment.
Le Client convient que le Prestataire n’encourra aucune responsabilité à raison de toute perte de bénéfices, de trouble commercial, de demandes que le client subirait, de demandes ou de réclamations formulées contre le Client et émanant d’un tiers quel qu’il soit.
Le Prestataire décline toute responsabilité en cas de perte ou de vol dans le lieu.
Le Prestataire ne peut être tenu responsable en cas de non disponibilité des locaux ni pour toute perte qui résulterait de notre défaillance à vous fournir des prestations de services en raison de panne, de grève, de retard, de la fin de nos droits sur l’immeuble où est situé l’espace de travail, le tout sauf en cas de négligence de notre part.
Le Prestataire ne pourra être tenu responsable d’aucune défaillance jusqu’à ce que le Client nous en ait informé, et aurait donné au Prestataire le temps raisonnable pour la remise en ordre.
ARTICLE 9 : ANNULATION
Le Client pourra annuler la réservation d’espace sur les dates et heures précisées sur le contrat maximum :
- 48 heures avant le début d’occupation des espaces pour les réservations de salles et bureaux
- 24 heures avant le début d’occupation des espaces pour les réservations d’espace en open space
Au-delà de ce délai il ne sera procédé à aucun report ou remboursement des sommes versées sauf en cas de force majeure et sous réserve de fourniture de justificatif conforme.
Le Client ne peut en aucun cas annuler l’achat de son carnet de 10 demi-journées ou journées.
ARTICLE 10 : PRIX DE LA RÉSERVATION D’ESPACE
Les sommes prévues correspondant à la réservation d’espace et des options choisies seront payées par avance, par le biais du site internet d’Emergence plus, et l’utilisation du E-TPE fourni dans le site Internet, ou directement à l’accueil du centre Emergence Plus. En cas de non paiement, l’accès aux espaces ne serait être accordé au client.
ARTICLE 11 : OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ
En souhaitant venir travailler dans un lieu de travail collaboratif, que ce soit en open space comme dans une salle fermée, le Client considérera comme strictement confidentiels et s’interdit de divulguer, toute information, document, donnée ou concept, dont il pourra avoir connaissance qu’elle émane du Prestataire ou de toute autre personne présente dans les espaces.
Le Prestataire, ne saurait être tenu pour responsable d’aucune divulgation. Le Prestataire ne peut mettre en place aucune procédure de sécurité afin de garantir la confidentialité de l’activité du Client.
ARTICLE 12 : OBLIGATION DE RESPECT DE LÉGISLATION
Le Client est seul responsable de l’utilisation d’internet, et connaît la législation en la matière et en particulier celle sur la fraude informatique et les infractions à la propriété intellectuelle et industrielle. Il reconnaît être informé des textes législatifs et réglementaires du Code Pénal en la matière dans le règlement intérieur et donc les connaître.
Le Client doit se conforter à une utilisation respectant tous les copyrights, licences ou autres règles qui nous sont applicables ou qui sont visibles sur une partie matérielle dédiée à Internet ou au réseau. Le Client ne doit pas copier, utiliser ou exploiter les logiciels de quelque manière que ce soit et doit adopter les mesures qu’il juge utiles en matière de sécurité (comme le cryptage des données).
Le Client se doit de garder confidentiel le code qui lui sera communiqué afin d’accéder au réseau Internet des espaces, ou à tout autre système informatique ou numérique.
ARTICLE 13 : CLAUSES PARTICULIÈRES
Article 12.1 : Assurance
Le Client s’engage à être garanti en responsabilité civile, tant pour les dommages qu’il pourrait causer à des tiers, que pour ceux qu’il pourrait causer à la salle mise à disposition par le Prestataire. Il s’engage également à transmettre la copie de son attestation d’assurance responsabilité civile par mail à l’adresse contact@emergence-plus.com.
Article 12.2 : Règlement intérieur
Le Client s’engage à respecter le règlement intérieur disponible dans le local et qui lui a été présenté sans quoi le contrat ne serait être valable.
ARTICLE 14 : RÉFÉRENCEMENT et DROIT A L’IMAGE
Le client accepte que le prestataire puisse faire figurer parmi ses références le Client et ses activités.
Le Client donne expressément au Prestataire son consentement à la reproduction et à la diffusion de son image dans le but exclusif d’accroître la notoriété du prestataire et du lieu de travail collaboratif. Le Client pourra à tout moment demander l’annulation de son image par lettre recommandée avec accusé de réception pour faire appliquer le droit au respect de la vie privée qui fait l’objet de l’article 9 du Code Civil.
Article 15 – RÉCLAMATIONS
Toute réclamation devra être adressée directement par écrit au 2, rue Ernest Renan – 31200 TOULOUSE ou par mail à contact@emergence-plus.com dans les meilleurs délais, sans quoi elle ne saurait être prise en considération. Le Prestataire s’engage à donner une suite à cette réclamation sous 8 jours après réception.
ARTICLE 16 : INTERPRÉTATION DU CONTRAT
La présente convention contient tous les engagements des parties. Les correspondances, offres ou propositions antérieures à la signature des présentes, sont considérées comme non-avenues.
ARTICLE 17 : RÉSILIATION DU CONTRAT
La présente convention peut être résiliée de plein droit par le Prestataire, si le Client venait à contrevenir à l’une des clauses de ce contrat. De convention express, la résiliation interviendrait de plein droit 8 jours après une première notification, par courrier simple ou par mail, de la part du Prestataire suite au manquement du Client.
ARTICLE 18 : DROIT APPLICABLE – LITIGES
La présente convention est rédigée en français. La loi applicable est la loi française. En cas de litiges, une solution à l’amiable sera privilégiée, des contreparties pouvant être négociées. En cas de désaccord, l’arbitrage sera demandé auprès du tribunal compétent.
